Основная функция менеджера по закупкам заключается в обеспечении производства материалами. Для выполнения данной функции решаются следующие задачи: 1) Поиск поставщиков: анализ рынка поставщиков и выбор поставщика оптимального по цене, качеству и срокам изготовления. 2) Взаимодействие с поставщиками: а) переговоры, оформление и подписание договора на поставку материалов (раз в год) и спецификаций на поставку конкретного материала (на протяжении всего года, в среднем раз в месяц); переговоры с отделами компании-поставщика (80%) и отделами своей компании (20%); б) контроль исполнения заказа и доставки материалов, весь цикл от заключения до поставки: контроль отправления тмц (машина, вагон и т.д.), решение вопросов, возникающих во время транспортировки и т.д. Участи в приеме доставленного заказа менеджер по закупкам не принимает, - в его задачи входит только отследить, что материал доставлен. Принимает заказанную продукцию бюро приема ОТК.
Среди когнитивных процессов особо выделяется такая функция как контроль: при заказе - контроль соответствия заказанной продукции; при работе с поставщиком - ход исполнения заказа (объемы, сроки); при взаимодействии с производством – отслеживание наличия и дефицита материалов. Мыслительная деятельность заключается в сопоставлении цены, качества, сроков поставки и выбора оптимального варианта; в анализе рынка необходимой продукции. Особое место занимает процесс принятия решения в сжатые сроки, так как работа происходит в условиях цейт-нота.
Основными качествами менеджера по закупкам являются коммуникабельность, умение пойти на компромисс (необходимая при переговорах с поставщиками и со «своими» отделами), активность, настойчивость, умение добиваться своей цели, ответственность и порядочность, стрессоустойчивость или выдержка и терпение ( много конфликтных ситуаций из-за вопросов финансирования, необходимость быстрого принятия решений), хитрость(умение искать обходные пути), мобильность (доступность для поставщиков; командировки). Профессиональный менеджер по закупкам должен иметь: знания в области организации производства поставщика и технологии производства закупаемой продукции; знание и понимание своего производства ( взаимозаменяемости продукции); знание номенклатуры и рынка.
Для закупщика важны аналитический склад ума, системность мышления, внимательность, способность быстро принимать решения (эффективно действовать в стрессовых ситуациях), умение планировать и умение расставлять приоритеты, самодисциплина (способность к контролю своей деятельности), большой активный словарный запас и умение доходчиво донести свою мысль до людей с разным уровнем образования. Особое место занимают коммуникативные умения и навыки, такие как убеждение, ведение переговоров, владение основными техниками общения.
Основные когнитивные функции: внимание, память, абстрактное и конкретное мышление, воображение.
Социальная среда
Менеджер по закупкам взаимодействует как с поставщиками, так и со службами своего предприятия. Но основное общение происходит с поставщиками – 80%. При взаимодействии с которыми менеджер по закупкам в первую очередь общается с мастером и руководством производства поставщиков и далее с менеджером по продажам компании-поставщика, с финансовым отделом компании-поставщика, с отделом бухгалтерии, со службой качества, с транспортной службой и т.д. В своей компании взаимодействие происходит в основном с финансовым отделом, бухгалтерией, с конструкторским отделом, с отделом договоров и своим производством.
Информационная среда
Менеджер по закупкам работает с большими объемами информации. Это и информация о поставщике, информация о необходимой продукции (качество, необходимая техническая документация продукции), о порядке поставки (вид транспорта (в зависимости от сроков и от технических требований производства),срок предоставления технической документации, срок поставки), порядке оплаты. Работа связана с документами и чертежами.
Витальная среда
Менеджер по закупкам работает в офисе. В основном его деятельность осуществляется с помощью таких средств труда как телефон, факс, интернет (т.к. поставщики по всей стране), компьютер (работа с профессиональными программами, с базами данных, с интернетом; написание отчетов и т.д.). Менеджер по закупкам работает в стрессовых условиях труда: жесткие временные рамки, быстрый темп, большой объем информации, высокая ответственность. Работа менеджера по закупкам связана с командировками. Он выезжает к поставщику для непосредственного контакта и решения основных накопившихся задач. Командировки у менеджера по закупкам в среднем раз в месяц от 3 до 10 дней. В сумме за год они проводят в командировках 5-6 месяцев.
Данная профессия может быть привлекательна общением с людьми, творческим подходом к делу и решениям актуальных задач, материальной обеспеченностью и т.д. Сложными и трудными для большинства профессионалов в этой области являются проблемы финансирования; конфликты, в первую очередь с отделом продаж, а далее с производственным и конструкторским отделами; проблемы взаимодействия с трудными клиентами (например, с монополистами).
Пути повышения квалификации у менеджера по закупкам состоят в : совершенствовании общения и обучении навыкам ведения переговоров; в овладении навыками планирования рабочего дня и организации своего рабочего процесса; в развитии командной работы; овладении иностранными языками; совершенствовании технических знаний (технология производства, взаимозаменяемость материалов); получении новых знаний о поиске и сборе информации о поставщиках; получении знаний в области экономической географии, бухгалтерии и юридических основ деятельности.
